מילוי טפסים בקלות ויעילות - כיצד זה עובד?

חתימות דיגיטליות, הנקראות גם חתימות אלקטרוניות, משמשות כבר הרבה חברות למגוון רחב של טפסים, כמו למשל מילוי טופס 101 על עובדים, עסקאות מול לקוחות וספקים ועוד. הנוחות המרבית כיום היא פתיחה וניהול קבצים בפורמט PDF, לכן גם חתימה דיגיטלית PDF היא שימושית להפליא. חברת iForms אשר דואגת להתאים את השירותים שלה בהתאם לצרכי הלקוחות, מאפשרת לכם לחתום באופן פשוט על קבצי PDF.

 

איך אנשים התחילו להשתמש בחתימות דיגיטליות?

 

כולנו יודעים שהדרך בה מתייחסים לניירות בעסקים, בגופי הממשלה ובמגזר הפרטי השתנה רבות בעשורים האחרונים. שינויים קרו בגלל שהטכנולוגיה השתפרה ואפשרה לשלוח מידע דרך הרשת. כתוצאה מכך, הרבה טפסים החלו לעבור לאזור הווירטואלי. יחד עם זאת, היה ברור שצריך להסדיר את ההתנהלות המקוונת הזו, ולכן בשנת 2001 התקבל חוק החתימה האלקטרונית. החוק קובע, בין היתר, מהו טופס אלקטרוני ובאילו תנאים יש לעמוד כדי לוודא שהוא בטוח וניתן להשתמש בו בסביבה רשמית, כמו מול רשות המיסים. זה הוביל ליצירת חתימה דיגיטלית PDF בטוחה. החתימה מאפשרת לדעת מי חתם על הנייר ואם בוצעו בו שינויים לאחר החתימה. חשוב לציין שהכוונה אינה רק לחתימה של האדם, החברה או אדם בתפקיד מסוים בעסק על המסמך הדיגיטלי. זה גם לקובץ מוצפן שקשה מאוד לפיצוח שמתווסף אוטומטית למסמך על ידי המערכת מבלי שהשולח או הנמען יצטרכו לעשות דבר.

 

איך בעצם עובדת חתימה דיגיטלית PDF?

 

באינטרנט, אתם עלולים להיתקל בביטויים כמו "חתימה דיגיטלית PDF" או "חתימה דיגיטלית ב-Word". הרעיון הוא שאתם יכולים לקחת ניירות בפורמטים האלה מהמחשב או מהטלפון ולשלוח אותם למערכת של iForms. תוך מספר שניות המערכת תהפוך את המסמך שהועלה לפורמט דיגיטלי. המשמעות היא שמדובר באותו טופס, אך כעת ניתן למלא ולחתום על חלקיו באופן מקוון. כך למשל, עסק ממיר טופס 101, שהיה בעבר במחשב או בשרת בקובץ וורד או PDF, ולאחר מכן מעביר את הטופס הדיגיטלי למחשב או לפלאפון של העובד באמצעות דואר אלקטרוני או הודעת טקסט. כעת, העובדים יכולים למלא את הטופס בזמן שהמערכת בודקת שדות ומסמכים נחוצים, מאפשרת להם להוסיף מסמכים על ידי צילום תמונה עם הטלפון שלהם, ומאפשרת להם לחתום על מסך המגע או עם עכבר. לאחר החתימה האישית, המערכת מוסיפה מיידית את הקובץ המוגן שהופך את החתימה הדיגיטלית לבטוחה. העובד לא צריך לעשות דבר כדי שזה יקרה. בינתיים המערכת שולחת את הטופס לנמען (או, אם תיק העובד כבר פתוח, ישר לתיק העובד) ושולחת עותק למייל של העובד. אם גם אתם רוצים לייעל את התהליכים בחברה שלכם, צרו קשר עם חברת iForms.