להשתמש בפחות ניירת - קבצים דיגיטליים שניתן לשלוח באינטרנט

בעשר השנים האחרונות חלו שינויים גדולים באופן שבו עסקים וחברות מתמודדים עם כל מיני מסמכים וטפסים. המגמה היא כמובן להשתמש בפחות ניירת עד שכבר אין צורך בה. במקום זאת, טפסים וניירות הופכים לקבצים דיגיטליים שניתן לשלוח באינטרנט ולחתום ממכשירים ללא צורך בהדפסה. ישנן סיבות רבות למגמה זו, אך העיקריות שבהן הן שינויים בטכנולוגיה, מאמצים להגן על הסביבה, ולא לשכוח את היתרונות הגדולים של מערכת טפסים מקוונת. חברת iForms מספקת עבורכם את שירותי המרה, ניהול ויצירה של טפסים דיגיטליים תוך שימוש בפלטפורמה מתקדמת וחדשנית.

 

אז מהי מערכת טפסים מקוונת?

 

קודם כל, מערכת טפסים מקוונת היא בדיוק מה שהיא נשמעת: דרך לשמור רשימה ארוכה של טפסים וניירות כקבצים דיגיטליים. למעשה, יש הרבה מערכות מסוג זה המחולקות לתחומים ותתי תחומים שונים, כמו מערכות לניהול קשר עם לקוחות, מערכות לניהול משאבי אנוש ומערכות לניהול תיקי עובדים. אחת הדוגמאות הטובות לכך היא מערכת ששומרת את כל הניירות והטפסים המקושרים לתיק העובד, כמו חברות בקופות גמל, ציוד חתום על ידי העובד, טופס 106, טופס 101, חוזה העבודה וכדומה.

 

אילו פעולות מבצעת מערכת הטפסים המקוונת?

 

שמירת ניירות היא רק הדבר הבסיסי ביותר שמערכת טפסים מקוונת עושה. במציאות, היא עושה הרבה יותר. זו לא ספרייה לא פעילה שמטרתה היחידה היא לשמור על מידע בטוח. במקום זאת, מדובר במערכת פעילה שיודעת לעשות רשימה ארוכה של דברים. כך למשל, המערכת יודעת לשלוח הודעות וטפסים בזמן הנכון, בין אם על סמך בחירה של הארגון ובין אם בתאריכים קבועים כמו תחילת השנה האזרחית. היא גם מקשרת למערכות השכר של הארגון, מקלה על איתור קבצים ומסמכים במהירות, מאחסנת מסמכים רלוונטיים שהעובד שיתף בעצמו, כמו העתק של תעודת הזהות שלו, שומרת את עבודתם של הפקידים הרלוונטיים מסונכרנים בזמן אמת ועוד. במילים אחרות, מערכת הטפסים המקוונת של iForms היא דרך לעקוב אחר כל מה שקשור לתיק של עובד, החל מתהליך הקליטה האוטומטי ועד לטיפול הנמשך לאורך זמן. אם אתם זקוקים למערכת יעילה שתעשה לכם סדר בעסק, הכנסו לאתר של iForms עוד היום.