הסוף לבירוקרטיה ולתיוק ניירת

עבודתם של עסקים רבים מאופיינת בניהול מערך שלם של הסכמים וחוזים. האפשרות לבצע חתימות דיגיטליות על מסמכים אלו מקלה באופן משמעותי על ביצוע עסקאות. חתימה דיגיטלית מתאפשר גם כאשר מדובר במסמך PDF. באמצעות מערכת לטפסים מקוונים ניתן לשלב במסמך PDF שדה אחד או יותר של חתימה דיגיטלית. חתימה על מסמך PDF היא מאובטחת על פי כל הנחיות משרד המשפטים כקבוע בחוק בטפסים של חברת iForms, חברה מומלצת המתמחה בטפסים דיגיטלים לחתימה.

 

צמצום הבירוקרטיה

בירוקרטיה עלולה לסרבל תהליכים פשוטים גם בארגונים קטנים, בייחוד במצב בו נדרשות מספר חתימות כדי לאשר הסכם. המסמך עובר בין גורמים שונים בארגון, והוא יכול להתעכב ואפילו ללכת לאיבוד. מערכות שונות מאפשרות לצמצם את הבירוקרטיה ולהפוך טפסי PDF לטפסים מקוונים. בטפסים אלו ניתן לבצע חתימה על מסמך PDF על ידי כל הגורמים הנדרשים. בנוסף, ניתן לעקוב אחר סטטוס החתימה של המסמך ולדעת אצל מי הוא נמצא.

 

היתרונות של חתימה על מסמכים

• החתימה נעשית בקלות מהמחשב או הנייד ללא תלות במיקום.
• החתימה הדיגיטלית מתועדת ואינה ניתנת לזיוף.
• חתימה על מסמך דיגיטלי  מאפשרת לשמור על סביבת עבודה ירוקה.
• החתימה מאפשרת חיסכון משמעותי בזמן, עלויות וכוח אדם.
• מערכת חתימה מקוונת מאפשרת לנהל מעקב אחת הטפסים מקוונים ולצמצם טעויות אנוש.
• למסמך החתום ניתן לצרף נספחים וקבצים מצורפים במידת הצורך.

 

 ניהול מידע

שילוב טפסים מקוונים וקיומה של אפשרות חתימה דיגיטלית  על מסמך pdf באופן מאובטח, מאפשרת לנהל את המידע בצורה יעילה בארגון. לשלוף מסמכים חתומים בעת הצורך ולמנוע אבדן מידע חשוב. כל זאת בלי לעבוד קשה ובלי לבזבז זמן יקר. חברת iForms מציעה ללקוחותיה מערכת לניהול טפסים מקוונים ומסמכים בצורה מותאמת אישית. המערכת מאפשרת להעביר מסמכי PDF  לפורמט דיגיטלי בזמן קצר. על המסמך ניתן לשלב חתימה דיגיטלית מאובטחת בכפוף לחוק חתימה אלקטרונית, בנוסף, המערכת מאפשרת לנהל את כל הטפסים הארגוניים בצורה נוחה ומאובטחת.