איך כותבים ובונים טופס דיגיטלי בצורה נכונה?

כיום ניתן לראות יותר ויותר אנשים ובעלי עסקים שעושים שימוש בטפסים דיגיטליים. הטפסים המקוונים תורמים לסדר ולארגון, לעבודה יעילה ומהירה יותר, הם משפרים חוויית הלקוח במקרים רבים, מונעים היעלמות של מסמכים מפני שהם יהיו מגובים במערכת ובענן ומכילים עוד יתרונות רבים נוספים. באמצעות מערכת iForms ליצירת מסמכים וטפסים דיגיטליים, ניתן ליהנות מכל היתרונות הללו ויתרונות רבים אחרים עם תוכנת חתימה דיגיטלית פשוטה מאוד לתפעול, נוחה ויעילה במיוחד.

 

מהו טופס דיגיטלי וכיצד הוא בנוי?

טופס דיגיטלי הוא קובץ WORD או PDF בדרך כלל שניתן להמיר אותו לקובץ דיגיטלי, (כזה שיושב על כתובת URL ועל אחסון אינטרנטי) וניתן לשלוח אותו לאדם אחר בקלות ובמהירות דרך המייל, הוואטסאפ, SMS, דרך המערכת עצמה, דרך קישור ישיר, דרך הרשתות החברתיות ועוד. הטופס בנוי בצורה של עמוד/כמה עמודים כמו כל קובץ ,WORD אולם הוא מכיל גם שדות ריקים למילוי חוזר של הטופס וכן שדות מיוחדים נוספים כמו שדה חתימה דיגיטלית, אפשרות לסליקה אונליין ועוד.

 

איך נבנה וננסח טופס דיגיטלי בצורה מקצועית ונכונה?

מטרת הטופס – מבנה הטופס עשוי להיות מושפע מסוג הטופס ומה נדרש בו. לדוגמה: מילוי קורות חיים או הצהרת בריאות עשויים להיות בנויים בצורה שונה מטופס 101 אינטרנטי או הסכם עבודה מול לקוח.

טקסט קצר וקולע – גם אם מדובר במסמך דיגיטלי, כדאי להיות מאוד ענייניים ולכלול רק מידע רלוונטי המציג את תוכן הטופס ומציג לקורא כיצד למלא את הטופס בצורה נכונה.

חשוב לכלול בטופס את השדות למילוי להשלמת הטופס. אם יש שדות הנדרשים במילוי חובה אז יש להגדיר אותם ככאלה.

במידת הצורך לשלב חתימה דיגיטלית או סבב חתימות.

 

לסיכום; שימוש בטפסים דיגיטליים יכול להועיל לכם מאוד ברמה האישית והמקצועית. כיום עסקים רבים עושים שימוש בטפסים דיגיטליים הן לצרכים שונים בתוך הארגון והן להתנהלות מול לקוחות, ספקים ושותפים פוטנציאליים. החל מחוזים והסכמי עבודה, דרך טפסים לרישום וקבלת עובדים, ועד עדכונים שונים בתוך החברה, הזמנות לאירועים ומילוי תצהירים. היכנסו לאתר iForms כבר היום ושדרגו את האופן שבו אתם מתנהלים עם מסמכים בחברה שלכם, מה שיחסוך לכם זמן רב, כסף, עוגמת נפש וחוסר סדר.