מהי בעצם מערכת טפסים?

מדובר במערכת המאפשרת העברת מסמכים וטפסים רגילים כמו אלו שמונחים על השולחן במשרד, לפורמט דיגיטלי. כל חברה יכולה לבחור את הפורמט הנכון עבורה, ולהתאים אותו ללקוחות לספקים או לעובדים. בנוסף, המערכת מאפשרת להתממשק עם מערכות ארגוניות רבות לצורך שליפת נתונים וניהול מידע. חברת iForms מציעה מערכת טפסים מקוונים וחתימות אלקטרוניות משוכללת וקלה לשימוש, עם שירות לקוחות ותמיכה טכנית מעולה, וכן חבילות שונות במחירים משתלמים.

 

מה היתרונות?

פתרון לחוזים והסכמים- מערכת טפסים מאפשרת לשלוח ללקוחות החברה חוזים והסכמים דיגיטליים במייל או בSMS. הלקוח מקבל טופס ממוקד, והמילוי מתבצע על ידו בקלות ובמהירות מכל מקום שיבחר. את הטופס החתום הוא שולח בחזרה לארגון והטופס נשמר במערכת ומטופל במהירות.

פתרונות פנים ארגוניים- מערכת טפסים דיגיטלית מאפשרת לעובדים או לספקים לחתום על טפסים לפי דרישת הארגון. לדוגמא מחלקת משאבי אנוש יכולה לשלוח טפסי משוב ארגוניים, טפסי 101, סקרי חוות דעת או אפשרויות נוספות. את המידע שנאסף ניתן לקבל בצורה מקוונת, לאכסן ולשלוף על פי הצורך.

התייעלות בניהול תהליכים- ארגונים רבים צריכים להתייעל כדי לחסוך במשאבים. מערכת הטפסים משמשת כמאגר מידע המאפשרת לבחון מתי צריך לבצע הזמנה של ציוד, היכן יש עומסים ומה רמת השירות בארגון.

פתרונות סליקה- מערכת הטפסים המקוונת, מאפשרת לבנות טופס חוזה הכולל בתוכו תשלום מאובטח. במקום להחתים כל לקוח על הסכם ולאחר מכן לקחת ממנו פרטי אשראי, הוא ממלא בעצמו טופס הכולל פרטי תשלום ומאשר אותו. לצורך שמירה על בטיחות המידע ניתן לבצע אימות דו שלבי באמצעות שליחת קישור לנייד.

 

מערכת הטפסים להתייעלות ארגונית

מערכת הטפסים של חברת iForms מאפשרת התייעלות ארגונית על ידי חיסכון במשאבים והתייעלות בשירות ללקוח. החיסכון במשאבים כמו זמן, כסף ועובדים מאפשר לארגון להקצות אותם לטיפול בדברים אחרים. לדוגמא, להרחיב את סל השירותים, לפתח מוצרים ובכך לייעל את השירות ללקוח. התייעלות בשירות משמרת לקוחות קיימים, מביאה לקוחות חדשים ויוצרת יתרון מול המתחרים. ככל שהטפסים שנשלחים ללקוחות יבנו בצורה יותר ידידותית בעזרת המערכת, החוויה ללקוחות תהיה חיובית יותר.