חיסכון עצום בזמן במעקב אחר כל המסמכים והטפסים החתומים

התנהלות יעילה חשובה מאוד לכל בעל עסק, החל מבעלי עסקים קטנים ועד בעלי רשתות וארגוני ענק. התנהלות שכזו היא חיונית הן לצורך שיפור ויעילות העבודה והתפוקה בעסק, הן לצורך מתן מענה מהיר ומקצועי ללקוחות החברה, לשותפים או לספקים וכמובן גם לעובדי החברה, המעוניינים לחסוך בזמן כאשר הם מחפשים אחר מסמך או טופס חתום כזה או אחר. כיום באמצעות מסמכים דיגיטליים ניתן לחסוך המון זמן, מאמץ וכסף.

 

הפגישה בין גלית ללירון שמספרת את הסיפור:

גלית היא מנהלת רשת גדולה של חנויות אופנה ואקססוריז שנפגשה עם חברתה הטובה לירון לבראנץ' קליל, ושובר שגרה. לירון הייתה מנכל"ית של חברת פרסום מוכרת ופעילה במיוחד באזור המרכז. השתיים שוחחו על הא ודא ובמהלך השיחה, עלה נושא ענייני הסדר והארגון בעסק שיש בו כל הזמן ניירת, לקוחות, ספקים, הסכמים וטפסים שונים. גלית ציינה כמה זה קשה לה ולמזכירה שלה להתנהל בצורה מסודרת עם כל הניירת הזאת, כמה זה קשה לרדוף אחרי לקוחות או ספקים לחתימה, וכן גם למצוא את הטופס הנכון בדיוק כשצריך אותו ורוצים לבדוק בו את אחד הסעיפים. "תעשי כמוני. תשתמשי ב-iForms" המליצה לה לירון. "אני מייצרת עשרות מסמכים כאלה בחודש בקלות ובמהירות דרך המערכת, שולחת אותם בלחיצת כפתור ללקוחות, לשותפים ולספקים, הם חותמים דיגיטלית ומחזירים לי את הטופס בתגובה חוזרת וזהו. הכול מגובה בענן, כך שאני מוצאת את ההסכם בקלות על ידי חיפוש שם הלקוח/הספק ואין צורך במקום פיזי לאחסון הניירת, בסידור ותיוק שלה או בבזבוז זמן כשרוצים למצוא אותה".

 

יתרונות נוספים של מערכת iForms:

אז מלבד חיסכון בזמן, יעילות ונוחות למערכת יש יתרונות נוספים ותכונות שניתן להשתמש בהם כדי ליעל את העבודה בהיקף רחב יותר: הטפסים שמיוצרים במערכת הינם רספונסיביים ומתאימים לניידים ומכשירים בגדלים שונים, ניתן להוסיף שדה לחתימה דיגיטלית שמקבלת תוקף משפטי ומוכרת גם על ידי רשויות המיסים. כמו גם, ניתן להמיר כל קובץ WORD או PDF לטופס מקוון, וכן, לשכפל טפסים בקלות או לשלוח ליותר מאדם אחד בלחיצת כפתור. יתרון נוסף הוא שאפשר לשמור את הנתונים בענן ולחזור אליהם בכל עת מכל מקום.