סבבי אישורים וחתימות לייעול תהליכים עסקיים וארגוניים

לעתים קרובות בארגונים מרובי עובדים, מחלקות ומנהלים, קיים צורך לבצע סבב חתימות של מסמכים ואישורים שונים. לדוגמה, כאשר מהלך מסוים בחברה דורש אישור של מנהל מחלקה, מנהל נוסף מלמעלה ומנכ"ל החברה. דוגמה נוספת היא כאשר המנכ"ל מעביר טופס הצהרה/עדכון בין המנהלים או העובדים ויש צורך להחתים את כולם על אותו הטופס. במקרים כאלה יהיו סבבי אישורים וחתימות שכדי לוודא שכולם חותמים, לדעת מי חתם ומי טרם עשה זאת עלול לקחת זמן רב. גם ההגעה הפיזית לכל אדם עם המסמך ובקשה ממנו לחתימה עשויה להיות לא נוחה וגוזלת זמן רב. במקרים כאלה מומלץ לעשות שימוש בטפסים מקוונים.

 

מהם טפסים מקוונים וכיצד הם יכולים לייעל את העבודה בעסק?

טפסים מקוונים או דיגיטליים הם טפסים המוצגים ללקוח במסך הטלפון הנייד או המחשב שלו, יכולים להישלח אליו בלחיצת כפתור כעמוד/טופס לכל דבר עם אפשרות למילוי שדות, הוספת שדה חתימה ועוד. כך, למעשה ברגע שאותו אדם נכנס לקישור הוא יכול לחתום בקלות ובמהירות על המסמך ולהחזיר אותו אל השולח, מה שחוסך זמן ומאמץ, ומייעל את העבודה על הצד הטוב ביותר.

 

איך בנויים הטפסים הדיגיטליים?

טופס דיגיטלי הוא למעשה דומה מאוד לקובץ WORD או PDF אותם ממירים לקובץ דיגיטלי. לקובץ זה ניתן להוסיף שדות מילוי שונים או שדה לחתימה, כולל טפסים חכמים ומורכבים המצריכים סבבי חתימות של כמה אנשים על כל טופס ועוד.

 

מערכת iForms ותכונות נוספות של המערכת:

את הטפסים הדיגיטליים, כולל שדות החתימה ו/או טפסים חכמים תוכלו לבנות וליצור בקלות ובמהירות דרך מערכת iForms. מערכת זו תאפשר לכם בין היתר ליצור טפסים רספונסיבים המתאימים לטלפונים ניידים, מחשבים ומכשירים שונים עם מסכים בגדלים שונים, כמו גם ניתן יהיה להמיר קבצים מסוגים שונים לטפסים דיגיטליים. הנתונים של הקבצים ישמרו בענן כך שתוכלו למצוא את הטפסים בכל פעם שתרצו באמצעות חיפוש מהיר ולחיצת כפתור. ניתן להוסיף גם נספחים, שדות ואפשרויות ללא הגבלות לכל טופס, ואף לחבר את המערכת למערכות ארגוניות שונות באמצעות API וכן, לשלוח את הטפסים עם קוד/סיסמה לפתיחתם לביטחון מלא.