פחות בירוקרטיה, יותר תפוקה

על מנת לייעל את הטיפול במסמכים, בהסכמים, ברישום לשירות, ובביצוע הזמנות, נהוג להטמיע מערכת דיגיטלית. אולם לא מספיק שקיימת אפשרות לשלוח ללקוח, לספק או לעובד מסמך אשר מצורף למייל- נוסף על הטופס, מוטב שתהיה אפשרות לבצע חתימה על מסמך PDF. אבל כדי שהדברים יתנהלו בצורה הכי טובה, יעילה ובטוחה, צריך לוודא כי מדובר על חתימה דיגיטלית מאובטחת. על ידי הטמעת מערכת ייעודית כמו המערכות המתקדמות של iForms, גם בארגון או בעסק שלכם תוכלו ליישם את הדברים, ללא קושי ועל הצד הטוב ביותר.

 

באמצעות הטמעת תהליכי חתימה דיגיטלית מאובטחת, ניתן להשיג שתי מטרות חשובות כמעט באותה המידה. מצד אחד, באמצעות חתימה דיגיטלית וטפסים מקוונים מפחיתים המון בירוקרטיה. מצד שני, בצורה הזאת גם משיגים הרבה יותר תפוקה. קחו לדוגמא חברת ביטוח שבעבר הייתה מקבלת הררי טפסים מאת מועמדים לביטוח. בחברה היו צריכים למיין את כל הטפסים, לוודא שאין טעויות, לחתום עליהם, להעביר תהליך חיתום נוסף לפי הצורך ולהעביר לתיק של המבוטח. כיום, ניתן לבצע את כל זאת בעזרת טופס דיגיטלי שחסין מפני מרבית הטעויות האפשרויות. בטופס ניתן להגדיר שדות חובה שעליהם הלקוח חייב לחתום. אפשר להגדיר הודעת שגיאה אם חסרה ספרה במספר תעודת הזהות, וכמובן בסוף התהליך הלקוח משלים חתימה דיגיטלית מאובטחת. אבל כמובן, לא רק חברות ביטוח יכולות להיעזר בשיטת עבודה כזאת. טפסים מסוג זה מתאימים לחברות שרוצות להשלים עסקאות מרחוק. כמו כן, ניתן בצורה כזאת לקלוט עובדים או לעדכן פרטים, וגם טפסי קליטה דיגיטליים שקיימים במערכת נשלחים לעובדים. לאחר מילוי פרטים אישיים, המסמך עובר חתימה בצורה מאובטחת, וניתן אפילו להגדיר כי הטופס יועבר לאחר מכן לגורמים נוספים שחתימתם נדרשת.

 

איך בונים טפסים לצורך חתימה דיגיטלית

חתימה דיגיטלית מאובטחת מגיעה על פי רוב באחד השלבים האחרונים של חתימת הסכם, חוזה רכישה, הצטרפות לשירות או הגשת בקשה, אספקת מוצרים או שירותים. חשוב להבין כי טפסים דיגיטליים שבונים על פי הצרכים שלכם מגיעים עם שלל יכולות מיוחדות. את הטפסים כל אחד יכול לבנות בעזרת מחולל ייעודי פשוט לשימוש של חברה מומלצת כמו iForms. הטפסים של החברה פשוטים להבנה ותפעול, מותאמים לכל פורמט קובץ, וכן רספונסיביים ומתאימים לכל סוגי המכשירים.