איך עושים חתימה דיגיטלית?

כשהומצא מעבד התמלילים הראשון התברר שייפטרו מהדפסת מסמכים מיותרים אבל זה לקח עוד כמה שנים טובות עד שהמציאות את התוכנות והאפליקציות שבאמת מאפשרות לעשות את זה בלי בעיות ולייתר את המצאת הדפוס המשרדי. היום אפשר לנסח, לערוך ולחתום שוב על מסמכים מלאים וחתומים מבלי לחשוש שישנו אותם ולקרוא אותם בכל פלטפורמה אפשרית הודות להמצאת ה-PDF. מלבד זאת, יש היום מערכות ליצירת טפסים ומסמכים וניהול התקשורת בין המערכות ששולחות ומקבלות מסמכים אלה כשהם ערוכים, מלאים וחתומים דיגיטלית כדי לייעל את העבודה במשרדים עצמם, בין חברות ובין משרדים לרשויות שונות. כל מה שנחוץ זה להתקין מערכת כזאת שיש בה תוכנה לחתימה דיגיטלית קבילה חוקית והבעיה נפתרת לכל מי שלא רוצה להתעסק עם ניירת מיותרת.

 

מערכות חכמות מנהלות הכל

כשיש מערכת שמנהלת את כל התכתובת והניירת הביורוקרטית והיא יודעת גם להתממשק עם מערכות שונות אחרות ולשלוח להן את המסמכים שלכם, אין צורך ביותר מדי עבודה מלבד לדאוג שמי שצריך למלא את הטופס יעשה זאת דרך המחשב או האפליקציה. היום נהוג לערוך מסמכים כאלה בדרך כלל בקובץ וורד או בקובץ PDF, ולכן רוב המערכות יודעות לזהות זאת ולערוך מסמכים כאלה בתוספות השונות. מסמך PDF הוא מסמך נעול ומוגן בדרך כלל אבל כשיש תוכנות שמתממשקות אליו אפשר להוסיף גם חתימה על מסמך pdf שהיא חיונית כדי להוכיח את האותנטיות של המסמך וכדי שיהיה קביל בעיני הרשויות.

 

מדוע מסמכים כאלה חשובים?

מלבד אבטחת המידע החיונית לכל המסמכים האלה, חשוב גם לוודא שלא הייתה התערבות חיצונית בעריכת המסמך ולכן אפשר להמשיך לערוך אותו להגיש אותו כמסמך רשמי. זאת האותנטיות שאפשר היה להשיג עד כה רק במסמכים מודפסים ולכן החתימה היא כל כך חיונית. במערכת ניהול טפסים כמו של iforms אפשר להוסיף את החתימה הדיגיטלית בכמה צעדים פשוטים ולנהל את ההיסטוריה של המסמך עד לשליחה הבטוחה שלו דרך הממשקים השונים עם מערכות אחרות. זה בוודאי נוח יותר ממילוי טפסים מנייר ושליחתם בידי שליחים או בדואר, משום שזה גם חוסך זמן וגם מאובטח יותר לכולם.