איך לעשות חתימה דיגיטלית

כשאתם בוחרים תוכנה או אתר שבו תוכלו למלא טפסים דיגיטליים ולהגיש אותם מוכנים וחתומים על ידכם, ודאו שהחתימה הדיגיטלית היא מהסוג שמאושר ומוכר על ידי הרשויות ובעיקר בית המשפט או רשויות המס שלהן מגישים את הטפסים והדוחות. היום נהוג במשרדים רבים להשתמש בפלטפורמות כאלה אבל רק חלק מהן יכולות לערוב לאותנטיות של האפשרות של תוכנה חתימה דיגיטלית מקורית ולא מזויפת. כשיש תוכנה כזאת אתם יכולים להיות בטוחים שאף אחד לא מזייף את החתימה שלכם, אף אחד לא מתערב ועורך את המסמכים לאחר שסגרתם אותם בפורמט של PDF ואף אחד לא מוסיף תוספות שלא אישרתם בעצמכם. בגלל זה כל כך חשוב לדעת היכן אותם חותמים ומגישים את המסמכים האלה וחותמים עליהם.

 

מהפכת הטפסים הדיגיטליים

יש עדיין משרדים שמשתמשים בעותקי נייר פיזיים מודפסים וחתומים אבל השימוש בהם הולך ונעלם משום שיותר אנשים מבינים שדווקא תוכנות ואפליקציות למילוי טפסים וחתימה שלהם הם הערובה לכך שאינם מזויפים. מכיוון שמשרד ממשלה ורשויות וגופים פיננסיים מקבלים את המסמכים האלה כל מה שנותר לעשות זה לוודא שאתם משתמשים באתר בטוח לפונקציה כזאת. אם יש לכם עובדים אתם יכולים לבקש מהם למלא את הטפסים שהם צריכים להגיש לכם לדיווח למס הכנסה בצורה כזאת, למשל. במקרה כזה כל מילוי טפסי pdf ייחשב לקביל ולחוקי כאשר חותמים עליו משום שלאתר כזה יש הנחיות ברורות כיצד לחתום על המסמך ואפשר לעקוב אחר ההנחיות ולחתום בצורה נוחה.

 

וורד או PDF?

היתרון של מסמכי וורד בניסוח ועריכה של מסמכים הוא ברור אבל גם אותם רצוי בדרך כלל להפוך למסמך בפורמט PDF משום שהוא נחשב לפורמט חתום וסגור שאפשר להדפיס אותו בצורה בטוחה ואפשר להגיש אותו בצורה הדיגיטלית שלו ולהיות בטוחים שאף אחד לא התערב ושינה שם חתימה. בראש המסמך יש אפשרות לפתוח את המסמך לחתימה ולהוסיף אותה במקומות הנכונים והמתאימים ואז לסגור את המסמך שוב כדי להגיש אותו פיזית מודפס או לשלוח אותו בקובץ אלקטרוני למי שצריך לקבל אותו חתום. זה נוח, חוקי ואותנטי ובטוח לשימוש.