כיצד להשתמש בחתימות דיגיטליות במסמכי PDF ומה דרוש לשם כך?
למרות השימוש הנרחב במסמכים אלקטרוניים, במקרים בהם נדרש להבטיח משמעות משפטית, אישור מחבר ואי-הכחשה, נעשה שימוש רב במסמכי נייר. חתימה דיגיטלית למסמך PDF מוכרת כתחליף של חתימה בכתב יד בניהול מסמכים אלקטרוני.
התחום המפותח ביותר לשימוש עם חתימה דיגיטלית למסמך PDF יכול להיחשב למערכות דיווח מס, ואיתו דיווח לסוכנויות ממשלתיות נוספות. אנשים וישויות משפטיות משתמשים באופן פעיל בחתימות דיגיטליות כאשר עובדים עם חשבונות הבנק שלהם ובורסה. בשנים האחרונות, השימוש במסמכים אלקטרוניים החתומים עם חתימה דיגיטלית גדל בצורה חדה, בעקבות המודרניזציה שממשיכה להתרחש.
חתימה דיגיטלית למסמך PDF במסגרת העבודה המשרדית כבר משמשת לצרכי ניהול מסמכים אלקטרוניים פנים-ארגוניים ובין-ארגוניים. בעזרתו נחתמים חוזים, מכתבים וחשבוניות, בקשות ודרישות. לאחר הכנת הטפסים האלקטרוניים של החשבוניות, ניתן להעביר את כל עבודת הנהלת החשבונות לגרסה האלקטרונית. חתימה דיגיטלית אלקטרונית צוברת התפתחות משמעותית גם במערכות עיצוב הנדסיות - רוב המערכות המודרניות תומכות בתכונה זו.
סוגים שונים לחתימות והגנה עליהן
הגרסה הראשונה של חתימה אלקטרונית היא האפשרות לחתום על מסמך באמצעות טאבלט גרפי. חתימה כזו היא סימן בעבודת יד על הדף, בדומה לציור בצורה חופשית. החתימה "ביד" אינה מכילה כל מידע על מי שיצר אותה, בהתאמה, אין דרך לזהותו. חתימה כזו אינה מודיעה על שינויים שהיו יכולים להתבצע במסמך לאחר החתימה, ואין דרך לאמת אותה. ניתן להשתמש בחתימה מסוג זה רק כדי לגרום למסמך להיראות כמו נייר חתום.
דבר נוסף הוא חתימה אלקטרונית דיגיטלית. שימוש בכלי זה מאפשר לכם לפתור שלוש בעיות חשובות המתעוררות בעת החלפת מסמכים אלקטרוניים. ראשית, ניתן לקבוע את זהותו של אדם או מספר אנשים שהכניסו את חתימתם מתחת למסמך. שנית, השימוש בתעודות שהונפקו על ידי רשויות האישור בעת יצירת חתימה מבטיח אי-דחיה. ולבסוף, בדיקת החתימה לעמידה במסמך החתום שלה מאפשרת לקבוע אם המסמך השתנה מאז יצירת החתימה הזו.
לדוגמא, תוכניות Adobe משתמשות בצמדי מפתחות "סודיים" וציבוריים המתקבלים בדרכים שונות כדי ליצור חתימה. הדרך הקלה ביותר להשיג חתימה כזו היא להשתמש במערכת להפקת מפתחות וקבלת תעודה המובנית בתוכנית. לתעודה כזו יש רק חיסרון אחד - אי אפשר לבדוק אם הוא באמת נוצר על ידי מי שהנתונים שלו מוזנים לתוכה. אם אתם זקוקים לאימות מסמכים וניהול חתימות אלקטרוניות אמינות ומוגנות עבור העסק או הארגון שלכם, צרו קשר עם חברת iForms במספר 03-6507282.